Hissi & Bergossi Sociedade de Advogados - Retificação de Documentos

Retificação de Documentos (como fazer?)

Artigo atualizado em 2024

Quando nos deparamos com erros e variações, ou seja, contradições entre os dados nas certidões de registro civil, como podemos saber qual informação está correta e qual está errada?

A regra que resolve este problema é o princípio da anterioridade.

Ou seja, para fins de correção (retificação), a informação contida no documento anterior tem preferência.

Por exemplo, se existe divergência entre a certidão de casamento do seu bisavô e a certidão de nascimento dele, presume-se que a informação contida na de nascimento é a correta, justamente por ser o documento mais antigo.

A mesma coisa acontece diante de uma divergência de dados entre a certidão de nascimento do seu bisavô e a certidão de nascimento do seu trisavô. O documento mais antigo irá prevalecer. A este documento (mais antigo) conferimos o nome de “documento paradigma”.

Ou seja, é o documento paradigma que nos fornecerá a prova do erro ou da variação, para eventual retificação.

E é justamente por isso que não se deve fazer a análise e muito menos a retificação de qualquer documento sem ter em mãos todas as certidões de registro civil, em especial aquelas do italiano. O documento anterior será sempre o paradigma e a base adequada para todas as retificações.

Pois bem, assimilado isto, vamos verificar agora como retificar os documentos.

Existem dois caminhos para a retificação de documentos:

A – Retificação Administrativa;

B – Retificação Judicial.

A retificação administrativa é feita pelo próprio cartório que mantém o registo civil.

Cada cartório tem um procedimento, mas geralmente, para iniciar, basta encaminhar um e-mail ao oficial responsável indicando o erro.

O cartório irá te encaminhar um modelo de requerimento (cada cartório tem um modelo diferente).

Você irá preencher e incluir no anexo todos os documentos paradigmas, que fazem a prova do erro.

Muito provavelmente o cartório irá pedir para que você envie pelos correios o requerimento assinado, com a firma reconhecida, uma cópia autenticada do seu documento de identificação (RG ou CNH) e os documentos a serem anexados. Se não quiser perder o documento original, você poderá enviar uma cópia autenticada.

É também possível fazer o procedimento via CRC (Central de Informações de Registro Civil). É um pouco mais caro, porém irá simplificar o procedimento.

Para usar o CRC, basta comparecer ao cartório de registro civil mais próximo da sua casa. E eles farão o envio dos documentos e os contatos necessários com o cartório responsável.

Após receber o requerimento com todos os documentos, o oficial do cartório responsável irá avaliar se será possível ou não fazer a retificação.

Após concluir a retificação você deverá pedir o envio da nova certidão de registro civil, no formato de inteiro teor datilografado, já com a averbação correspondente a correção que foi feita (a averbação sempre consta ao final da certidão, no formato de inteiro teor).

De acordo com o art. 110, inciso I, da Lei nº. 6.015/73, será possível fazer a retificação administrativa sempre que os erros “não exigirem qualquer indagação para a constatação imediata de necessidade de sua correção”.

Mas o que significa a expressão “não exigirem qualquer indagação”?

Significa que apenas os erros mais evidentes e devidamente comprovados podem ser retificados pelo cartório, pela via administrativa. Do contrário, será necessário iniciar um processo judicial para requerer ao juiz a pretendida retificação. Portanto, será caso de retificação judicial.

Quem irá definir se o erro exige ou não maiores indagações é o Oficial do Cartório de Registro Civil. Trata-se de uma análise extremamente subjetiva, cuja solução tende a variar muito de um cartório para o outro. Ainda assim, a grande maioria das retificações são feitas pela via administrativa, sem maiores problema. É bastante excepcional a necessidade de interpelar um processo judicial, para fins de retificações.

IMPORTANTE: A retificação judicial será sempre a segunda opção.

Ou seja, você sempre deve tentar a administrativa antes. Se você tentar a judicial, antes da administrativa, corre um sério risco do juiz extinguir o processo, sem julgamento, por entender que te falta o interesse de agir. Em termos leigos, isso significa que o juiz não irá aceitar o seu processo.

Ademais disto, a retificação administrativa é mais vantajosa, posto que dispensa a necessidade de contratar um advogado.

Por outro lado, a retificação judicial será sempre e necessariamente feita através de um advogado.

O tempo de duração da retificação judicial depende da localidade. Existem lugares onde o processo não dura mais de 03 (três) meses. Contudo, em outros o mesmo processo poderá durar mais de um ano.

Em comparação, dificilmente uma retificação administrativa dura mais do que um mês.

A vantagem do judicial é que será possível concentrar todas as retificações em um único processo, ainda que as certidões pertençam a registros de outras cidades e estados. Isso significa, portanto, que se você precisar fazer variadas retificações, em cartórios diferente, e um deles eventualmente vier a rejeitar a possibilidade de retificação administrava, neste caso valerá muito a pena fazer todas as demais também pela via judicial (para aproveitar o mesmo processo).

Dando tudo certo, ouvido o Ministério Público, o juiz irá proferir uma sentença determinando a retificação.

Em seguida, os servidores irão redigir um mandado judicial com a ordem do juiz a ser acatada pelo cartório de registro civil responsável.

Na hora de averbar o mandado, o cartório costuma cobrar uma taxa, cujo valor é basicamente o mesmo da retificação administrativa. Em nosso escritório entendemos que a cobrança desta taxa é injusta, posto que, neste caso, o cartório não está prestando um serviço e sim cumprindo uma ordem judicial. De modo que, atualmente, em nossos processos judiciais pedimos para o juiz determinar que o mandado seja averbado sem a cobrança de taxas e emolumentos.

Para a retificação judicial é altamente recomendável a contratação de um advogado que seja especialista no tema cidadania italiana. Primeiro porque ele saberá como instrumentalizar o processo, de maneira a torná-lo mais rápido.

Ademais disto, o advogado especialista conhece a real necessidade, tendo em vista o processo de reconhecimento da cidadania italiana. E este conhecimento é indispensável para evitar o risco de medidas indevidas ou desnecessárias.

A título de exemplo, em nosso escritório sempre fazemos a análise de documentos antes de iniciar um processo judicial de retificação, sem custo adicional, justamente para confirmar a real necessidade e para definir a estratégia que melhor atenderá ao propósito da cidadania italiana.

Processo judicial é coisa séria. Uma vez que a sentença transita em julgado, ela se torna imutável. Se uma retificação for feita de modo equivocado, depois você correrá o risco de ter de mover um segundo processo judicial para corrigir este erro, perdendo com isto muito tempo e dinheiro. Por isto toda a cautela é bem-vinda, pelo que ressaltamos a necessidade de acompanhamento por um advogado especialista.

Com isto terminamos a nossa série de artigos sobre a análise e a retificação de documentos, no contexto da cidadania italiana.

Se ficou alguma dúvida, não hesite em me perguntar.

Através das dúvidas de vocês eu pretendo ir complementando cada vez mais este material. O objetivo é que este seja o material mais completo sobre o tema, a ser disponibilizado no ambiente virtual. Eu somente peço para não me enviarem documentos. Responderemos eventuais dúvidas, mas somente iremos analisar os documentos de nossos clientes.

Um forte abraço a todos e muito sucesso!

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